Valevia — Détails des traitements

Dernière mise à jour : 6 novembre 2026

Cette page décrit la manière dont Valevia met en œuvre les finalités de son Accord de traitement des données. C'est une information, non une stipulation du contrat : elle n'étend jamais l'Accord et, en cas de divergence, l'Accord prévaut. Les modifications sont listées à la fin, avec leur date.

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Chaque finalité ci-dessous — B1 à B6 — est énoncée, avec les engagements qui lient Valevia, à l'Annexe B de l'Accord (« l'AVV ») ; un numéro de section (§) renvoie à l'AVV. Les opérations gardent les numéros qu'elles avaient dans l'AVV jusqu'à sa version du 5 novembre 2026, pour que les renvois antérieurs les retrouvent. Les sous-traitants ultérieurs et le lieu où ils traitent figurent sur la liste des sous-traitants ultérieurs.

B1. Lire et organiser le courrier du Client

1. Ingestion — le contenu de l'e-mail est reçu depuis le fournisseur de messagerie du Client (Gmail, Outlook, IMAP).

2. Suppression des identifiants — les identifiants de contact et d'identité courants (numéros de téléphone, adresses e-mail, numéros de compte, d'identité et de paiement) sont automatiquement retirés du texte de l'e-mail. Les noms de personnes et les adresses sont conservés, car ils sont nécessaires pour que l'IA produise un résultat cohérent.

3. Classification IA — Azure OpenAI traite le texte (partiellement expurgé) pour déterminer catégorie, priorité et intention.

4. Rattachement au bien — un e-mail peut être rattaché à l'annonce du Client qu'il concerne (par correspondance de la référence dans le texte, ou dans le cadre de la classification IA), afin d'organiser la boîte de réception et d'alimenter le suivi d'activité par bien du Client. Les rapports issus de ce rattachement ne contiennent que des décomptes agrégés, jamais le contenu des correspondances.

5. Génération de brouillon — une suggestion de réponse est générée dans le ton/langue configurés par le Client.

6. Enrichissement CRM (optionnel, désactivé par défaut) — si le Client l'active, l'expéditeur peut être rapproché du CRM du Client pour obtenir le contexte.

7. Revue par l'agent — la classification et le brouillon sont présentés à l'agent du Client pour approbation/édition. Valevia n'envoie pas de réponses automatiquement.

8. Analytique — des données de classification agrégées/anonymisées (catégorie, priorité, hachage du fil) sont enregistrées pour les indicateurs ROI.

12. Ouverture d'un message depuis la boîte (à la demande) — lorsqu'un utilisateur du Client ouvre, dans le Service, un message dont Valevia ne détient pas le texte — parce qu'il a été importé sans son texte (opération 10) ou parce que son texte a été supprimé après 12 mois (§8.1) —, Valevia lit ce seul message dans la boîte connectée du Client qui le contient, identifié par son identifiant de message, et l'affiche à cet utilisateur. Le texte n'est pas conservé : il n'est écrit ni dans le stockage, ni dans les journaux, ni dans les caches de Valevia, et il est écarté une fois affiché. Seul un message déjà présent dans le relevé du Client peut être ouvert ainsi, seulement depuis une boîte que le Client a connectée et que l'utilisateur peut voir, et chaque ouverture est inscrite au journal d'audit (qui, quand, quel message et s'il a été trouvé — jamais son texte). Si le message n'est plus dans la boîte, ou si la boîte est déconnectée, rien n'est affiché.

16. Lecture de l'agenda et ajout de rendez-vous (optionnels, par boîte) — si le Client l'active, son titulaire de compte peut activer, pour une boîte connectée, la lecture de l'agenda de cette boîte ; la personne qui utilise la boîte accorde alors l'autorisation sur son propre agenda. Valevia lit, toutes les 30 minutes, les rendez-vous des 180 jours précédant la lecture aux 42 jours qui la suivent et ne conserve que les visites, les rendez-vous d'estimation et les signatures : pour chacun, son type, son heure de début, les adresses e-mail des personnes invitées extérieures au Client, la référence de l'annonce du Client concernée, et s'il a été annulé. Le titre et le lieu d'un rendez-vous servent uniquement à en reconnaître le type et l'annonce et ne sont pas conservés ; les descriptions, notes et pièces jointes ne sont jamais lues ; tout autre rendez-vous est écarté. Chaque lecture remplace la précédente. Si cette personne accorde aussi l'autorisation d'ajouter des rendez-vous (Microsoft Calendars.ReadWrite, Google calendar.events), Valevia ajoute, à chaque clic de cette personne pour en ajouter un, un rendez-vous à son propre agenda, avec ce que cette personne voit à l'écran : le type de rendez-vous, sa date et son heure (ou son jour), la commune et le nom de la personne concernée. Valevia ne lit, ne modifie ni ne supprime jamais de rendez-vous par cette autorisation, n'invite personne et ne garde aucune copie du rendez-vous — seulement une ligne de journal indiquant qu'un rendez-vous a été ajouté (quand, par qui, sa référence). Sans cette autorisation, le clic donne à la personne un fichier d'agenda (.ics) créé dans son navigateur, que Valevia ne reçoit pas. Le titulaire du compte peut désactiver l'agenda à tout moment, ce qui met fin à la lecture et à l'ajout et efface ce qui avait été conservé.

Les formulaires du site du Client sont décrits avec ses annonces à l'opération 23 (B5).

B2. Tenir la mémoire du Client sur les personnes, les biens et les transactions

9. Projection des contacts (donnée dérivée) — à partir des métadonnées des e-mails traités, Valevia tient pour le Client un récapitulatif par contact : adresse e-mail du contact, dates du premier et du dernier échange, nombre de messages, et liens vers les annonces du Client concernées par les e-mails de ce contact, avec la nature de l'intérêt (p. ex. demande de renseignements, visite, offre) ainsi que, lorsque le contact les a lui-même indiqués, les critères qu'il recherche — par exemple une fourchette budgétaire indicative, un secteur, un type de bien et une surface. Lorsque la correspondance — courante, ou importée et lue au titre de l'opération 15 — l'énonce expressément, la projection consigne aussi un fait énoncé — par exemple une visite confirmée, une offre acceptée, ou un mandat, un acte ou un bail signé, avec le montant tel qu'il est écrit —, chacun rattaché au message dont il provient (voir « Faits énoncés » à l'Annexe B de l'AVV) ; Azure OpenAI lit pour cela la conversation après le retrait des identifiants décrit à l'opération 2. Chaque fait est consigné avec le message dont il provient, que le Client peut ouvrir ; le Client peut corriger tout fait, et la correction est conservée ; Valevia mesure la précision de chaque type de fait sur des exemples vérifiés et l'améliore au fil du temps. Il s'agit exclusivement de métadonnées organisationnelles dérivées — aucun contenu de correspondance n'y est stocké. Ce récapitulatif n'est visible que par le Client, n'est jamais combiné entre Clients, et est restitué, exporté et supprimé comme toute autre donnée du Client (§7, §9) ; une demande d'effacement concernant une personne la retire de la projection des contacts dans le même passage que des données e-mail.

10. Import de l'historique de messagerie (optionnel, par boîte) — si le Client l'active, Valevia lit les e-mails passés de la boîte afin de constituer la projection des contacts (opération 9) pour la période choisie par le Client, au plus les 36 derniers mois. Connecter une boîte au Service lance son import, pour au plus les 36 derniers mois ; le titulaire du compte du Client décide si les autres utilisateurs du Client peuvent connecter leur propre boîte, et donc l'importer — ils le peuvent, sauf si le titulaire le désactive, ce qui déconnecte les boîtes qu'ils ont connectées et arrête leur import — et chacun d'eux peut connecter la sienne pour le nouveau courrier seulement. Seuls les en-têtes sont utilisés (expéditeur, destinataires, date, objet, fil) et, pour les messages générés par un formulaire, un portail ou un autre système — un formulaire de demande, une alerte d'annonce, une confirmation de rendez-vous ou de signature —, les champs structurés que porte ce message, par exemple une référence d'annonce, un budget, un secteur ou une date. Le texte libre d'un message est écarté dès réception, à deux exceptions près : le texte conservé pour la lecture décrite à l'opération 15, et, lorsqu'un fait énoncé enregistré au titre de l'opération 9 cite un message comme source, le texte de ce message est conservé afin que le Client puisse voir d'où vient le fait et le corriger. Il est conservé en texte brut, sans pièces jointes, les identifiants de contact et d'identité étant supprimés comme à l'opération 2, et il est supprimé 12 mois après la date du message, comme tout contenu d'e-mail (§8.1), ou plus tôt avec l'import. Le texte de tout autre message importé n'est pas conservé. Les messages dont la personne titulaire de la boîte a marqué l'objet comme privé sont ignorés, et rien n'en est conservé. La personne qui a connecté une boîte, ou le titulaire du compte du Client, peut en arrêter l'import à tout moment, et le titulaire du compte peut supprimer tout ce qu'un import a apporté.

11. Import de fichier (optionnel, titulaire du compte uniquement) — si le Client l'active, le titulaire de son compte peut téléverser des fichiers exportés des outils du Client, dans cet ordre : (a) une liste d'adresses ayant demandé à ne plus être contactées, chacune enregistrée comme une opposition ; (b) un registre des mandats, dont Valevia conserve, pour chaque mandat, l'adresse e-mail du propriétaire, les dates de début et de fin, l'exclusivité, le statut, le prix demandé, la localité et le type de bien. Dans ces deux imports, rien d'autre n'est lu dans un fichier : les noms, numéros de téléphone, adresses postales, notes et toutes les autres colonnes sont ignorés (l'import des fiches complètes du Client est l'opération 22). Une personne connue uniquement par un fichier est conservée sous la seule forme de son adresse e-mail et n'apparaît pas dans les fiches du Client tant que la correspondance du Client ne la montre pas. Le Client peut supprimer un import à tout moment ; cela retire tout ce qu'il a apporté, sauf les oppositions, conservées pour que la demande de ne plus être contacté continue d'être respectée.

15. Lecture de l'historique importé (optionnelle, par boîte) — dans la période choisie pour une boîte au titre de l'opération 10 (au plus les 36 derniers mois), le texte de chaque message importé, après le retrait des identifiants décrit à l'opération 2, est conservé chiffré dans un espace distinct jusqu'à ce que sa conversation ait été lue, et jamais plus de 7 jours. Azure OpenAI lit chaque conversation une fois pour y trouver les faits énoncés décrits à l'opération 9, puis le texte est supprimé, qu'il ait été lu ou non. Rien d'autre ne le lit. Les messages hors de la période choisie ne sont jamais lus de cette manière. Un plafond de coût par Client peut arrêter la lecture ; les messages qu'elle n'a pas atteints ne gardent que ce que l'opération 10 conserve. L'arrêt ou la suppression de l'import, ou la désactivation de cette lecture, supprime tout texte encore conservé.

20. Notes du Client (à la demande) — un utilisateur du Client peut écrire une note datée sur une personne, un bien ou une transaction — par exemple un compte rendu après une visite. Valevia la conserve avec sa date et son auteur ; l'auteur est conservé pour l'audit uniquement et n'est jamais affiché ni compté par salarié. Une note est lue comme un e-mail (opérations 2, 5 et 9) : les identifiants sont supprimés, Azure OpenAI la lit pour les faits qu'elle énonce, chaque fait consigné cite la note, et les notes les plus récentes sont données au rédacteur de brouillons comme contexte, jamais citées à quiconque. Un compte rendu de visite et le message du visiteur peuvent servir à rédiger le point du Client au vendeur du bien, sans le nom du visiteur. Pendant la saisie, le Service avertit lorsqu'une note semble contenir des données de catégories particulières. Le Client peut modifier ou supprimer une note à tout moment ; la supprimer retire les faits qu'elle a apportés.

21. Conversations WhatsApp ajoutées à la main (à la demande) — un utilisateur du Client peut ajouter à une personne une conversation exportée de WhatsApp — le fichier que l'application produit lorsque son utilisateur choisit d'exporter une discussion. Valevia ne se connecte ni à WhatsApp ni à aucun compte de messagerie, et ne lit jamais le compte personnel d'un salarié : une conversation ne parvient à Valevia que par un acte délibéré d'un utilisateur, une conversation à la fois. Lorsque l'export est une archive, elle est ouverte sur l'ordinateur de l'utilisateur et seul son texte est envoyé ; les photos, notes vocales et autres médias ne parviennent jamais à Valevia. Les conversations de groupe sont refusées. Valevia conserve chaque message avec son jour, son heure et son côté — la personne ou le Client — mais pas le nom du titulaire du téléphone ; la conversation est conservée entière, n'est jamais modifiée et peut être supprimée à tout moment, ce qui retire les faits qu'elle a apportés. Elle est lue comme une note (opération 20) : chaque fait est daté du jour où il a été écrit et cite la conversation, et les propres mots du Client ne sont jamais consignés comme ceux de la personne. Le Client n'exporte que les conversations qu'il tient pour son activité avec la personne concernée ; Valevia recommande au Client de tenir ses conversations avec ses clients sur un numéro WhatsApp Business dont il est titulaire, et non sur le compte personnel d'un salarié. Aucun sous-traitant n'est ajouté : le fichier va de l'ordinateur de l'utilisateur à Valevia.

22. Import des fiches du Client, et champs créés par le Client (optionnel, titulaire du compte uniquement) — le titulaire du compte du Client peut téléverser un ou plusieurs fichiers exportés des anciens outils du Client (par exemple un CRM) pour reprendre ses fiches dans le Service : des personnes avec leurs noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et adresses postales ; des biens avec leurs caractéristiques et leurs photos ; des mandats et leurs conditions. Le titulaire associe chaque colonne à un champ du Service, à un champ que le Client crée, ou à « ne pas importer », et voit des lignes d'exemple telles qu'elles seront reprises avant tout import. Une colonne dont le nom évoque des données de catégories particulières ou relatives aux condamnations pénales (santé, religion, nationalité ou origine, opinions politiques, appartenance syndicale, vie sexuelle, casier judiciaire) est réglée par défaut sur « ne pas importer », avec un avertissement ; elle n'est importée que si le titulaire change délibérément ce réglage, et le Client est alors responsable de disposer d'une base légale (articles 9 et 10 du RGPD). Une personne déjà connue est reconnue par son adresse e-mail ou son numéro de téléphone, et une personne qui s'est opposée reste marquée comme à ne pas contacter. Le fichier téléversé n'est conservé que jusqu'à l'exécution de son import, et au plus 30 jours. L'annulation d'un import retire tout ce qu'il a apporté, sauf les oppositions. Champs créés par le Client — le titulaire du compte peut créer des champs simples (texte, nombre, date, oui/non, une liste) ; leurs valeurs sont affichées, recherchées, exportées et supprimées avec la personne, le bien ou la transaction qu'elles décrivent, et Azure OpenAI peut les lire comme contexte ; rien dans les suggestions, le rapprochement ou les brouillons du Service n'en dépend. Paramétrages d'import partagés — pour aider le client suivant dont les fichiers viennent du même outil, Valevia conserve, à l'écart des données du Client et sans rien qui identifie le Client, les noms de colonnes d'un format de fichier, les libellés de ses valeurs et leur correspondance ; aucune valeur de ligne n'est conservée ni partagée, les colonnes au nom générique ne sont jamais partagées, et un paramétrage partagé n'est que proposé — jamais appliqué sans que l'autre client vérifie ses propres lignes d'exemple.

25. Les chiffres du Client — Valevia conserve, par transaction, les honoraires du Client — leur montant, la TVA, qui les paie (un rôle, jamais une personne), s'ils sont attendus, facturés ou payés, et le numéro de facture du Client — et, par bien, les prix demandés que le Client a fixés ou que sa correspondance énonce, datés, jamais un chiffre calculé ou estimé. À partir de ces données et des dossiers de transaction, il montre les résultats du Client par mois ou par trimestre (mandats, ventes, locations, honoraires) pour l'agence dans son ensemble, jamais par salarié, et permet au Client d'exporter sa liste d'honoraires pour son comptable. Valevia n'émet aucune facture pour le compte du Client.

26. Dictée et notes vocales (à la demande) — là où un texte peut être tapé — une note (opération 20), une réponse ou un message que l'agent du Client rédige, les notes sur un bien —, un utilisateur du Client peut parler à la place : il appuie sur le micro, parle, et les mots s'affichent dans le champ, où il les relit et les corrige avant d'enregistrer, comme s'il les avait tapés. Après un appel ou une visite, un utilisateur peut dire une note sur une personne, un bien ou une transaction (« note vocale ») ; une fois relue et enregistrée par l'utilisateur, c'est une note comme une autre (opération 20). L'enregistrement est la propre voix de l'utilisateur — jamais un appel, jamais la voix d'un client ni de quiconque d'autre, que Valevia n'enregistre pas. L'enregistrement est envoyé, dans la langue que l'utilisateur choisit (français, allemand ou anglais, ou reconnue par le service), à Azure OpenAI (Microsoft, France Centre, traité dans la zone de données UE) pour être transcrit ; Valevia ne le garde qu'en mémoire le temps de la transcription et le supprime une fois transcrit ou si la transcription échoue — il n'est jamais écrit dans le stockage, les bases de données, les journaux ou les caches de Valevia. Un enregistrement dure au plus 5 minutes. Seuls les mots reviennent : rien n'est envoyé, réservé, classé ou écrit en raison de ce qui a été dit — un utilisateur qui énonce une demande obtient au plus les mots de cette demande dans le champ, qu'il envoie ou enregistre par son propre clic. Les mots que l'utilisateur enregistre suivent la durée de ce dans quoi ils ont été dits (§8.1). Seul l'utilisateur qui enregistre entend ou voit l'enregistrement ; le navigateur lui demande d'abord l'accès au micro.

B3. Les dossiers de transaction et les pièces d'une transaction

13. Lecture des pièces jointes — pour reconnaître les pièces qu'exige une transaction, Valevia lit les pièces jointes de chaque e-mail reçu dans la correspondance courante (et non celles de l'historique importé, opération 10), en trois niveaux :

• (a) Règles, sans IA — le nom du fichier, son type et les termes du message donnent la nature de la pièce (par exemple un certificat de performance énergétique, un plan, une pièce d'identité).
• (b) Documents qui portent du texte (par exemple un PDF) — le texte est extrait dans l'environnement propre de Valevia ; les identifiants énumérés à l'opération 2 sont ensuite retirés — notamment les adresses e-mail, numéros de téléphone, numéros de compte bancaire et de carte, numéros d'identification nationale et de passeport, dates de naissance et autres numéros longs — et Azure OpenAI lit le texte expurgé pour trouver la nature de la pièce, ses dates et les faits qu'elle énonce, qui sont consignés comme faits énoncés (opération 9).
• (c) Les images et les scans ne sont jamais transmis à une IA. Pour une pièce d'identité, la nature provient des règles du (a), et le numéro du document, le nom du titulaire et la date d'expiration de ses lignes lisibles par machine, lues par une reconnaissance de texte exécutée dans l'environnement propre de Valevia ; ils servent à remplir le document et à montrer à l'agent du Client si la pièce est expirée et si le nom est celui de la partie (opération 14). En cas d'échec, l'agent du Client les lit sur l'image à l'écran de revue. Un numéro d'identification national figurant dans ces lignes n'est jamais transmis à une IA, ni conservé, ni affiché. Pour le scan de toute autre pièce, le texte est reconnu dans l'environnement propre de Valevia, expurgé comme au (b) et lu comme au (b), sauf si les règles du (a) établissent qu'il s'agit d'une pièce d'identité.

Les numéros de pièces d'identité et les images de pièces d'identité ne sont jamais transmis à un service d'IA. Un numéro de pièce d'identité trouvé dans une pièce jointe est remplacé par un marqueur avant tout traitement par IA et n'est rétabli que dans le document généré pour le Client (opération 14). Ce que Valevia conserve des valeurs trouvées dans une pièce est décrit à l'opération 14. Les pièces jointes sont stockées avec l'e-mail qui les accompagnait et supprimées avec lui, 12 mois après la date du message (§8.1) ; une copie d'une pièce jointe que l'agent du Client classe dans un dossier de transaction et valide est conservée avec la transaction comme le prévoit l'opération 14.

14. Assistance au dossier de transaction — pour chaque transaction que traite le Client, Valevia tient un dossier de transaction : l'état de la transaction (par exemple une offre, un compromis, un accord de prêt et son échéance, une date d'acte, l'acte) et les pièces qu'elle exige, chacune avec sa nature, les dates auxquelles elle a été demandée et reçue, le message dont elle provient et l'utilisateur du Client qui l'a confirmée. À partir de ces éléments, et de ce que l'agent du Client saisit ou confirme à l'écran de revue, Valevia remplit les documents du Client : pour le dossier de lutte contre le blanchiment (LBC) du Client, la fiche d'identification d'une personne ou d'une société, la déclaration du client et la fiche d'évaluation des risques ; pour la transaction, les messages de demande, la liste des pièces à fournir, les bordereaux de transmission au notaire et à la banque et une synthèse du dossier. Les documents sont produits dans l'environnement propre de Valevia, sur le modèle standard de Valevia, aux couleurs du Client, ou sur le modèle propre du Client (ci-dessous) ; aucun autre service ne les reçoit.

• Valeurs trouvées dans les pièces, conservées avec leur source. D'une pièce qui n'est pas de nature LBC — par exemple un bail, un compromis, un certificat de performance énergétique ou un titre de propriété —, Valevia conserve les valeurs dont la transaction, le bien ou la fiche d'une personne ont besoin (par exemple une date, un loyer, une classe énergétique, une référence cadastrale ou le nom d'une partie), chacune avec la pièce dont elle provient, sa page et un repère vers le passage, jamais le texte de la pièce. L'agent du Client voit chaque valeur avec sa source et peut la confirmer, la corriger ou choisir entre deux valeurs ; une correction est conservée. Une valeur sur une personne est conservée avec la fiche de cette personne et supprimée avec elle ; une valeur sur un bien suit le contenu du bien, et une valeur sur une transaction son dossier de transaction (§8.1).
• Documents conservés avec la transaction. Chaque document d'une transaction, établi par Valevia ou reçu et classé dans son dossier de transaction, reste avec la transaction jusqu'à 5 ans après sa fin. Valevia conserve, pour le compte du Client : (a) chaque document qu'elle génère pour une transaction — la fiche d'identification d'une personne ou d'une société, la déclaration du client, la fiche d'évaluation des risques, la liste des pièces, les bordereaux de transmission au notaire et à la banque et la synthèse du dossier — et chaque modèle propre du Client qu'elle remplit (ci-dessous), chacun tel qu'il a été remis, un document généré à nouveau étant conservé à côté du précédent, ainsi que la copie jointe à un e-mail envoyé au titre de « Envoi sur instruction de l'agent » ci-dessous, rattachée à cet e-mail ; et (b), une fois que l'agent du Client les a classées dans le dossier de transaction et validées, les pièces reçues : les pièces LBC — la déclaration du client signée par le client, la pièce d'identité, le justificatif de domicile, les extraits de registre de société et des bénéficiaires effectifs —, y compris les images et les numéros des pièces d'identité ; les contrats signés — par exemple le mandat, le compromis, le bail ou le contrat de réservation signés ; et les autres pièces de la transaction — par exemple un titre de propriété, des plans ou des documents de copropriété. Ils sont conservés dans un espace distinct de toutes les autres données du Client, en deux parties : un document qui contient un élément du volet LBC — la synthèse du dossier comprise — est conservé dans la partie LBC de cet espace, chiffrée avec une clé dédiée (§7.1) ; tout autre document est conservé dans sa partie transaction, sous le chiffrement de stockage du §7.1. Chaque ouverture d'un document conservé est inscrite au journal d'audit (qui, quand, quel document — jamais son contenu). Un document de la partie LBC n'est ouvert que par les utilisateurs du Client : le personnel de Valevia ne l'ouvre pas, ni dans le cadre de l'accès au titre du support du §4.3 ni autrement, sauf instruction écrite du Client pour une question précise, et les outils internes de Valevia n'en voient que le nombre, la taille et les dates. La conservation d'une copie n'ajoute aucune lecture : aucun document ni aucune pièce de la partie LBC n'est lu par un service d'IA, et une pièce de la partie transaction n'est lue que comme le décrit l'opération 13. Ils sont conservés jusqu'à 5 ans après la fin de la transaction, exportés avec les données du Client et supprimés comme le prévoit le §8.1 ; les documents d'une personne concernée sont retirés sur instruction du Client (§9). Une pièce jointe jamais classée dans une transaction garde la durée de 12 mois de l'opération 13, et les pièces d'un candidat locataire non retenu, qui n'entrent jamais dans le dossier de transaction, gardent la durée de l'opération 18. Un document généré ou reçu avant que le Client accepte la version de l'AVV datée du 12 octobre 2026 n'a pas été conservé au-delà de sa durée antérieure et ne peut être récupéré une fois supprimé.
• Vérifications : une information, pas un conseil. À l'arrivée d'une pièce, Valevia compare ce qu'elle énonce avec une courte liste d'éléments, chacun avec son fondement — un article de loi, ou une pratique désignée comme telle — et montre à l'agent du Client, pour chaque élément, s'il a été trouvé, pas trouvé ou n'a pas pu être lu, avec le passage et sa page. Une vérification n'affirme jamais qu'une pièce, une clause ou une transaction est conforme ou licite, ne bloque rien et ne recommande rien ; l'agent du Client décide. Pour une pièce LBC, seul le résultat est conservé, dans le volet LBC.
• Les modèles propres du Client. Le titulaire du compte du Client peut téléverser les modèles Word propres du Client — par exemple un mandat, un compromis ou un bail. Une fois par modèle, Azure OpenAI lit le texte du modèle vierge, après le retrait des identifiants décrit à l'opération 2, pour proposer quelle valeur va dans chaque blanc ; le titulaire vérifie la proposition. Valevia ne remplit ensuite que ces blancs, avec des valeurs que l'agent du Client a vérifiées ; elle n'écrit aucune clause, ne propose aucune formulation et ne fournit aucun modèle de contrat qui lui soit propre. Tant que chaque blanc requis n'est pas rempli et que l'agent n'a pas confirmé les valeurs, seul un brouillon à l'écran est montré, jamais un fichier. Le modèle et sa correspondance sont conservés dans l'espace de stockage du Client jusqu'à ce que le Client les supprime ou que le Contrat prenne fin ; le fichier rempli est remis au Client et conservé avec la transaction — chaque version, et la copie jointe à un e-mail envoyé — comme le prévoit « Documents conservés avec la transaction » ci-dessus.
• Envoi sur instruction de l'agent. Sur instruction de l'agent du Client, une pièce du dossier de transaction — y compris une pièce LBC — ou un document généré à partir de celle-ci peut être joint à un e-mail que l'agent envoie depuis la propre boîte aux lettres du Client ; chaque fichier est listé dans le message avant son envoi et l'agent peut le retirer ; Valevia n'envoie rien sans cette action.

17. Pièces ajoutées à la main (à la demande) — un utilisateur du Client peut ajouter à une transaction, ou au bien du Client qu'elle concerne, une pièce qui n'est pas arrivée par e-mail — par exemple remise sur papier, sur une clé USB ou par une application de messagerie. Valevia conserve le fichier dans l'espace de stockage propre au Client avec sa nature, la date de son ajout et l'utilisateur qui l'a ajouté, l'affiche avec les autres pièces de la transaction et le lit comme une pièce jointe (opération 13) : sa nature par des règles ; le texte d'un document qui comporte du texte, extrait dans l'environnement propre de Valevia, expurgé, puis lu par Azure OpenAI pour sa nature, ses dates et les faits qu'il énonce ; les images et les scans ne sont jamais envoyés à une IA, et les numéros de pièce d'identité sont remplacés par un marqueur avant tout traitement par IA. Une pièce ajoutée est conservée jusqu'à 12 mois après la fin de sa transaction (§8.1), sauf une pièce de nature LBC — une pièce d'identité, un justificatif de domicile, un extrait de registre de société ou des bénéficiaires effectifs, une déclaration du client signée —, qui n'est consignée que dans le volet LBC (opération 14) et supprimée dès que le document qu'elle sert a été généré. Une pièce que l'agent du Client a validée dans le dossier de transaction, de nature LBC ou non, est conservée avec la transaction (opération 14, « Documents conservés avec la transaction »).

18. Dossiers de candidats locataires — pour un bien que le Client donne en location, Valevia regroupe les messages des personnes qui se portent candidates, par annonce, en un dossier par candidat, dans leur ordre d'arrivée : le nom et les coordonnées du candidat, les pièces que demande la liste propre du Client (par défaut une liste minimale) et, pour chacune, sa nature, la période ou la date qu'elle couvre, le message dont elle provient et si elle est arrivée. Les pièces sont reconnues comme à l'opération 13 ; d'une fiche de paie, d'un contrat ou d'un avis d'imposition, seules la nature et la période couverte sont consignées — jamais un montant, un employeur ni une situation personnelle. Valevia rédige les messages demandant les pièces manquantes et, une fois le bien loué, les réponses aux autres candidats, chacun revu et envoyé par l'agent du Client (opération 7), et assemble pour le bailleur un document par dossier, avec les seules pièces de la liste. Valevia n'évalue pas les candidats : elle ne consigne aucun revenu, ne calcule aucun ratio, n'attribue aucune note, n'établit aucun classement, ne recommande, n'écarte ni ne masque personne, et ne résume ni ne déduit la situation personnelle, la nationalité, l'âge, la situation familiale ou la santé d'une personne ; le choix du candidat appartient au Client et au bailleur. Le candidat retenu devient partie au dossier de transaction (opération 14). Le dossier d'un candidat est tenu à l'écart : il n'est utilisé ni pour le rapprochement, ni pour la prospection, ni pour l'analytique, et un candidat non retenu n'est conservé en vue de futures locations que s'il l'accepte — alors uniquement ses coordonnées, les critères qu'il a indiqués et la date de son accord. Les dossiers des candidats non retenus sont supprimés comme le prévoit le §8.1.

Signature électronique (à la demande) — sur action de l'agent du Client, Valevia envoie un document d'une transaction — par exemple un mandat, un compromis ou un bail — en signature électronique simple. Dans son propre environnement, elle convertit le document en PDF, sans le modifier, et y ajoute une page pour les signatures ; elle transmet ensuite ce PDF, avec le nom, l'adresse e-mail et le numéro de mobile de chaque signataire que l'agent confirme, à Openapi (Italie ; hébergement dans l'UE, en Belgique), qui renvoie un lien de signature pour chaque signataire. Valevia place chaque lien dans un e-mail préparé dans la propre boîte de l'agent, que l'agent relit et envoie. Chaque signataire confirme par un code reçu par SMS ou par e-mail et signe sur la page d'Openapi. Valevia suit l'état de chaque signataire ; lorsque tous ont signé, elle classe le document signé et le dossier de preuve d'Openapi avec la transaction, où ils sont conservés comme les documents conservés avec la transaction (§8.1). Openapi conserve son dossier de preuve pendant 10 ans après la signature, afin que la signature puisse être prouvée. Aucun service d'IA n'intervient. Openapi n'est utilisé pour un Client qu'à partir de 30 jours après la notification à son titulaire du compte (§5.3), ou plus tôt si le titulaire du compte l'accepte par écrit. Une signature électronique simple ne vérifie pas l'identité d'un signataire ; le choix de l'utiliser pour un document donné appartient au Client.

B4. Le dossier de lutte contre le blanchiment du Client

14. Assistance au dossier de transaction — son volet LBC — les points de l'opération 14 (B3) qui concernent le volet de lutte contre le blanchiment d'un dossier de transaction :

• Vérifiés par le Client avant génération. Avant qu'un document du volet LBC ne soit généré, l'agent du Client vérifie chaque valeur à l'écran de revue. La réception d'une pièce est consignée automatiquement ; la vérification de l'identité de la personne est un acte du Client, non de Valevia.
• Pièces LBC : trouvé ou pas trouvé, jamais la valeur. D'une pièce de nature LBC — une pièce d'identité, un justificatif de domicile, un extrait de registre de société ou des bénéficiaires effectifs, une déclaration du client signée —, Valevia conserve, pour chaque champ du document LBC, seulement le fait que la pièce le contient ou non (trouvé ou pas trouvé), avec la nature de la pièce, ses dates et son message source : jamais une valeur, jamais un numéro. Lorsque l'agent du Client ouvre un document, ses valeurs sont relues dans la pièce, conservées pour cette seule génération et supprimées une fois le document généré ; le document est remis au Client et conservé comme le prévoit « Documents conservés avec la transaction » ci-dessous. En dehors de ces documents, Valevia ne conserve aucune pièce d'identité autre que la pièce jointe de l'e-mail avec lequel elle est arrivée (opération 13) ou, jusqu'à la génération du document, la pièce ajoutée par le Client (opération 17), et aucun numéro de pièce d'identité. Ce que conserve le dossier de transaction — natures, dates, messages sources, qui a confirmé, et les indications trouvé ou pas trouvé — est conservé comme le prévoit le §8.1 et exporté avec les données du Client.
• Finalité limitée. Le volet LBC d'un dossier de transaction sert uniquement à constituer le dossier LBC du Client — les documents de chaque transaction et, sous forme de seuls décomptes, l'évaluation des risques de l'agence (opération 27). Rien de ce qu'il contient n'est utilisé pour la projection des contacts (opération 9), le rapprochement, la prospection, l'analytique ni aucune autre finalité, et une pièce de nature LBC — une pièce d'identité, un justificatif de domicile, un extrait de registre de société ou des bénéficiaires effectifs, une déclaration du client signée — n'est consignée que dans le volet LBC. Une pièce qui sert aux deux volets — une lettre d'accord de prêt, qui justifie l'origine des fonds et fixe une échéance — est consignée dans le volet LBC ; seuls le fait que le prêt a été accordé et la date de son échéance sont consignés pour la transaction.
• Le Client est l'entité assujettie. En vertu du droit de la lutte contre le blanchiment, le Client identifie et vérifie son client, évalue le risque et conserve les documents pendant la durée qu'exige ce droit. Valevia conserve pour son compte les documents décrits à l'opération 14 (B3) ; le Client reste responsable de ce que ses documents doivent contenir et de la durée pendant laquelle ils doivent être conservés. Valevia l'assiste en qualité de sous-traitant : elle ne vérifie pas l'identité — ses vérifications d'une pièce d'identité sont une information pour l'agent du Client, qui vérifie —, ne filtre personne au regard d'une liste autrement que comme le décrit l'opération 19, où l'agent du Client tranche chaque correspondance possible, n'évalue pas le risque et n'affirme pas qu'un dossier satisfait à une quelconque exigence légale.

19. Filtrage au regard des listes de sanctions et des personnes politiquement exposées — pour les parties consignées dans le volet LBC d'un dossier de transaction (opération 14) — le client du Client, son représentant et, pour une société, ses bénéficiaires effectifs —, Valevia compare le nom et, s'ils sont consignés, la date de naissance et la nationalité avec les listes officielles de sanctions : la liste consolidée des sanctions financières de l'Union européenne, la liste récapitulative du Conseil de sécurité des Nations unies et la liste nationale du pays du Client — pour un Client au Luxembourg la liste publiée en application du droit luxembourgeois, pour un Client en France le registre national des gels publié par la direction générale du Trésor. Ces listes sont publiques ; elles sont copiées depuis leurs éditeurs officiels dans l'environnement propre de Valevia et remplacées à chaque publication ; la comparaison s'y déroule, par des règles, sans aucun service d'IA, et aucune donnée d'une partie ne quitte pour cela l'environnement de Valevia. Elle a lieu lorsque la partie est consignée, à nouveau à la demande de l'agent du Client, et à nouveau, sans action de l'agent, lorsqu'une de ces listes est remplacée par une nouvelle publication — pour les parties des transactions du Client qui ne sont pas terminées, au plus une fois par jour et par Client ; une correspondance possible que l'agent a déjà tranchée pour la même entrée de liste n'est pas présentée à nouveau. Une correspondance possible n'est montrée à l'agent du Client que sur l'écran de revue, avec l'entrée de liste à laquelle elle ressemble ; l'agent la confirme ou l'écarte, et Valevia consigne le résultat, les listes et leurs dates, ainsi que qui a décidé et quand. Valevia ne décide jamais qu'une personne figure ou non sur une liste, ne bloque aucune transaction ni ne donne d'avis à son sujet, et n'adresse aucune déclaration à une autorité — ce sont les actes du Client en tant qu'entité assujettie. Le résultat appartient au volet LBC du dossier de transaction, dont les limites de finalité s'appliquent : hors de l'écran de revue, il n'est affiché que sous forme de statut, sur la partie et comme rappel dans la liste du jour du Client. Personnes politiquement exposées. Pour les mêmes parties, lorsque la partie est consignée puis à nouveau à la demande de l'agent du Client — jamais au remplacement d'une liste —, Valevia demande à Didit (Didit Identity Spain, S.L., Barcelone — un sous-traitant ultérieur, traitement dans l'Espace économique européen et, par son prestataire de filtrage, au Royaume-Uni) si le nom est celui d'une personne politiquement exposée, d'un membre de sa famille ou d'une personne étroitement associée. Seuls le nom, le type de partie (personne ou société) et — lorsque l'agent du Client l'a saisie pour cette vérification — la date de naissance complète sont transmis ; aucun numéro de pièce d'identité et aucun identifiant du Client ou de la partie. Didit a pour instruction de ne pas conserver la demande et ne surveille pas la personne par la suite. Valevia ne conserve que les réponses qui concernent une personne politiquement exposée — le nom tel que listé, la fonction, son niveau et, pour un proche ou un associé, la personne à laquelle il est lié — et jamais les données de sanctions, pénales ou de presse que le service détient par ailleurs. Chaque correspondance possible est tranchée par l'agent du Client, exactement comme une correspondance de sanctions, et est conservée avec le volet LBC du dossier de transaction. Le nombre de vérifications est limité par Client et par mois ; lorsque la limite est atteinte, ou que le service ne répond pas, la partie est affichée comme pas encore vérifiée — jamais comme « pas une personne politiquement exposée » — et le Client complète la vérification par ses propres moyens (la déclaration du client et une recherche consignée).

27. Le dispositif LBC-FT du Client (titulaire du compte) — le titulaire du compte du Client peut consigner son propre dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme : la personne qu'il désigne comme responsable LBC-FT et, pour un Client en France, son déclarant et son correspondant TRACFIN (nom, fonction, date de désignation et, le cas échéant, son compte utilisateur) ; et ses réponses à une courte liste de questions sur son activité (par exemple les services qu'il propose, ses types de clients, sa part de clients transfrontaliers, s'il accepte parfois des espèces, son effectif, qui vérifie les identités et comment un soupçon est remonté). Pour l'évaluation des risques de l'agence, Valevia décompte, sur les 12 derniers mois des dossiers de transaction du Client (opération 14) : les transactions par nature (vente, VEFA, terrain, location, commerce) et par tranche de prix ; les parties personnes physiques ou sociétés ; les pays de résidence des parties, chacun avec l'indication s'il figure sur la liste de l'Union européenne des pays tiers à haut risque ; les résultats du filtrage au regard des listes de sanctions (aucune correspondance, à vérifier, correspondance confirmée) et le nombre de vérifications de personnes politiquement exposées effectuées (opération 19) ; et les locations dont le loyer mensuel atteint 10 000 € ou plus. Seuls des décomptes sont utilisés et conservés — jamais un nom, jamais une valeur d'une pièce LBC, ni la nationalité d'une partie, sa réponse sur les personnes politiquement exposées, son mode de paiement ou son niveau de risque, qui restent dans le volet LBC de chaque dossier. À partir des décomptes et des réponses, Valevia rédige, sur son modèle standard, par des règles dans son propre environnement et sans aucun service d'IA, l'évaluation des risques et la politique LBC-FT du Client. Chaque brouillon est présenté au titulaire du compte du Client, qui peut modifier chaque ligne et l'approuve ; une approbation conserve cette version — avec les décomptes dont elle est tirée, qui l'a approuvée, quand, et la date de sa prochaine revue — sans jamais remplacer une version antérieure. Valevia n'approuve rien, n'évalue aucun risque à la place du Client et n'affirme rien sur le respect de ses obligations — ce sont les actes du Client en tant qu'entité assujettie. Le dispositif n'est montré qu'au titulaire du compte et aux administrateurs du Client, et n'est utilisé à aucune autre fin.

La déclaration du client signée électroniquement (à la demande) — du volet LBC d'un dossier de transaction, seule la déclaration du client — le formulaire, avec les données d'identification qu'il porte — peut être envoyée en signature électronique, comme le décrit la signature électronique ci-dessus, seule ou avec le contrat de la transaction. Aucune pièce d'identité, aucune image de pièce d'identité et aucune autre pièce du volet LBC n'est jamais envoyée. La déclaration signée et son dossier de preuve sont conservés dans le volet LBC.

B5. Ce que le Client montre à ses vendeurs et aux visiteurs de son site

23. Le site du Client (optionnel) — le Client peut placer sur son propre site une liste de ses annonces approuvées — contenu immobilier uniquement, sans données personnelles — et deux formulaires : un formulaire de contact et un formulaire pour un propriétaire qui souhaite vendre ou louer. Un message envoyé par l'un ou l'autre parvient à la messagerie du Client et est traité comme un e-mail (opérations 1 à 9), marqué comme venant du site. Valevia conserve ce que le visiteur a saisi et la page d'où il l'a envoyé — aucune adresse IP ni aucun identifiant de navigateur n'est conservé. Le formulaire propriétaire décrit le bien et ne demande, n'affiche ni ne promet jamais un prix ou une valeur. Le spam est filtré par des règles, sans service extérieur. Le Client est le responsable du traitement à l'égard des visiteurs de son site et les en informe sur son site.

24. Lien propriétaire (à la demande) — pour un bien que le Client commercialise, un utilisateur du Client peut créer un lien privé pour son vendeur, qui peut alors suivre la vente sans compte : la prochaine étape, le nombre de demandes dans le temps, les visites (dates seulement), les offres (leur nombre et leur statut — jamais le nom d'un offrant ni un montant), les portails où le bien est diffusé, et le prix demandé par le vendeur lui-même — jamais une valeur du bien, jamais un autre prix, jamais le nom d'un acquéreur. Valevia ne conserve qu'une empreinte du jeton du lien, sa date de création, le nombre d'ouvertures et la dernière, et sa révocation éventuelle ; le Client voit ces ouvertures et peut révoquer le lien à tout moment, après quoi il ne montre plus rien. La page indique qu'elle n'est pas une estimation et demande aux moteurs de recherche de ne pas l'indexer. Montrer ces informations au vendeur relève de la décision du Client.

B6. Faire fonctionner, assister et sécuriser le Service

L'accès du personnel de Valevia au titre du support est prévu dans l'AVV lui-même, §4.3.

Journal des étapes (recherche de défauts) — pour trouver et corriger les défauts, Valevia conserve pendant 30 jours un journal des étapes suivies dans le compte du Client : l'écran ouvert (le modèle de son adresse, jamais son contenu), l'action et son résultat, des durées, des repères vers les enregistrements concernés et des décomptes déclarés. Il ne contient aucun texte, aucun nom, aucune valeur saisie et aucun identifiant d'utilisateur : chaque connexion a son propre pseudonyme, calculé par les serveurs de Valevia et non conservé sur l'appareil de l'utilisateur. Le journal n'est jamais consulté, filtré ou décompté par personne, n'est pas mis à la disposition du Client et ne sert à surveiller ou évaluer personne. Le personnel autorisé ne rejoue des étapes enregistrées qu'au moyen du mode « voir en tant que » du §4.3, qui ne modifie rien dans le compte du Client.

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